PROPOSAL
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM
KURIKULUM
DI
S
U
S
U
N
OLEH :
ZUNAIDI SIREGAR 130709004
MHD YAQUB PARDOMUAN 130709006
MUHAMMAD FAHREZA 130709022
FADILLA ALBAR 130709027
MHD ACH YULANDRA 130709042
IKHSAN DWI PUTRA A 130709063
ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2016
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur senantiasa dipanjatakan ke hadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nya penyusunan proposal ini dapat diselesaikan dengan baik. Shalawat dan salam tetap tercurahkan kepada pemimpin umat, Muhammad saw, yang telah membimbing manusia menuju jalan yang telah diridhai oleh Allah SWT.
Proposal ini merupakan proposal yang berisikan tentang penjelasan mengenai analisis perancangan sistem bagian kurikulum pada prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penyusunan proposal ini telah disesuaikan dengan analisis dan rancangan sistem yang kami lakukan, karena itu prroposal ini disusun sedemikian rupa sehingga pembaca dapat memahaminya dengan baik.
Semoga proposal ini bermanfaat bagi kita semua, terima kasih.
Medan, April 2016
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
1. Analisis Sistem yang Berjalan
Tahapan yang di perlukan dalam pembuatan suatu program yaitu menganalisa sistem yang telah ada, dimana analisa sistem merupakan proses mempelajari suatu sistem dengan cara menguraikan sistem tersebut kedalam elemen yang membentuknya. Selanjutnya mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan yang terjadi serta kebutuhan yang di perlukan, sehingga dapat di susulkan pembuatannya.
ll. Analisis Dokumen
Didalam proses penjadwalan terdapat beberapa dokumen yang terlibat. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam sistem penjadwalan :
1. Nama Dokumen : KMK ( Kurikulum Mata Kuliah )
Fungsi : KMK merupakan Daftar Mata kuliah dari setiap semester pada setiap jurusan yang di pakai sebagai acuan dalam pembuatan jadwal kuliah per semester.
Sumber : TU ( Tata Usaha )
2. Nama Dokumen : Daftar Dosen
Fungsi : Di gunakan untuk mengetahui identitas dari setiap Dosen per jurusan yang nantinya akan di pakai dalam proses pembuatan jadwal kuliah.
Sumber : Tata Usaha
3. Nama Dokumen : Data Jurusan
Fungsi : Untuk mengetahui jurusan yang ada di Fakultas Ilmu Budaya.
Sumber : Tata Usaha
4. Nama Dokumen : JK ( Jadwal Kuliah )
Fungsi : Untuk mengetahui jadwal kuliah setiap stambuk , setiap kelas dan setiap dosen
Sumber : Tata Usaha ( TU )
lll. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur kerja adalah menceritakan kegiatan – kegiatan yang terjadi pada system. Berikut ini adalah prosedur kerja pada system informasi penjadwalan pada prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU yaitu :
1. Ketua prodi dari setiap jurusan memberikan kurikulum mata kuliah kepada bagian Tata Usaha ( TU ).
2. Bagian Tata Usaha ( TU ) menerima kurikulum mata kuliah lalu kurikulum mata kuliah di inputkan kedalam computer berbentuk file dokumen kurikulum mata kuliah. Bagian Tata Usaha ( TU ) mencetak daftar Mata Kuliah dari file dokumen kurikulum mata kuliah sebanyak 2 rangkap, rangkap ke 1 di arsipkan berdasarkan tanggal dan yang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah.
3. Dosen memberikan data dosen kepada bagian Tata Usaha ( TU ). Bagian Tata Usaha ( TU ) menginput data Dosen dalam computer yang di simpan dalam bentuk file dokumen data dosen lalu bagian Tata Usaha ( TU ) mencetak data dosen tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap ke 1 di arsipkan berdasarkan tanggal dan yang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah.
4. Ketua prodi memberikan data jurusan kepada bagian Tata Usaha ( TU ), kemudian bagian ( TU ) menginputkan data jurusan tersebut ke dalam computer dalam bentuk file dokumen data jurusan lalu Tata Usaha ( TU ) mencetak data jurusan tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 di arsipkan berdasarkan tanggal danyang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah.
5. Ketua prodi memberikan data kelas kepada bagian TU, kemudian bagian TU menginputkan data kelas tersebut ke dalam computer dalam bentuk file dokumen data kelas lalu TU mencetak data kelas tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 di arsipkan berdasarkan tanggal danyang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah.
6. Bagian TU membuat jadwal kuliah dari setiap jurusan berdasarkan data Mata Kuliah, data Dosen, dan data Kelas. Kemudian jadwal kuliah di inputkan ke dalam computer berbentuk file dokumen jadwal kuliah, lalu di cetak sebanyak 3 rangkap, rangkap ke 1 di berikan kepada Mahasiswa, rangkap ke 2 diberikan kepada Dosen dan rangkap ke 3 di arsipkan menurut tanggal.
lV. Flow Map yang Sedang Berjalan
Flow Map adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar dalam suatu sistem. Diagram ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entity melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari struktur sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen.
Berikut adalah flow map penjadwalan dari sistem yang sedang berjalan :
· Prosedur pemindahan jadwal
1. Dosen melihat jadwal kuliah dan ruang yang masih kosong untuk menentukan jadwal pengganti.
2. Setelah Dosen melihat jadwal kuliah dan ruang yang masih kosong kemudian Dosen tersebut menetukan jadwal kuliah pengganti pada ruang tertentu.
3. Setelah Dosen mendapatkan jadwal penggati kemudian Dosen tersebut menyerahkan ke bagian Tata Usaha ( TU )
4. Bagian Tata Usaha ( TU ) menerima Jadwal pengganti dari Dosen yang akan memindahkan jadwal, kemudian di inputkan ke dalam computer dan di cetak sebanyak 1 rangkap, dan di serahkan kepada Mahasiswa.
V. Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan
Data Flow Diagram ( DFD ) atau diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil, salah satu keuntungan menggunakna diagram aliran data adalah memudahkan pemakai yang kurang mengusai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan di kerjakan.
Fungsi dari Data Flow Diagram ( DFD ) adalah untuk lebih memperjelas gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data dalam sistem tersebut. Tahapan level satu menggambarkan sistem secara global, hanya saja disertai dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun semua proses umum dan tidak tersisi setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah yaitu level 2 dan seterusnya maka proses – proses tersebut akan di uraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas.
Vl. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Melihat dari sistem yang sedang berjalan di Prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU ini masih perlu dikembangkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti:
1. Tidak fleksibelnya para Mahasiswa dalam melihat jadwal perkuliahan sehingga mereka harus datang langsung ke kampus untuk melihat jadwal perkuliahan.
2. Sulit mencari dan menentukan ruang kelas yang kosong ketika akan memindahkan jadwal dari yang sudah di tentukan.
3. Sering kali terjadi salah pemakaian ruang kelas ketika ada salah satu dosen yang memindahkan jadwal akibat tidak ada koordinasinya antara dosen yang satu dengan yang lainnya.
Setelah melihat beberapa kebutuhan yang masih perlu dikembangkan tersebut, dibutuhkan sebuah Sistem Informasi berbasis web untuk proses jadwal perkuliahan yang diharapkan dapat membantu kegiatan dan mengembangkan sistem yang sedang berjalan.
VI. Perancangan Sistem
Perancangan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secra rinci, dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisa sistem, karena analisa baru dapat di buat suatu perancangan sistem. Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan, selanjutnya akan dilakukan perancangan sistem. Pada tahap ini akan di rancang perangkat lunak untuk sistem kurikulum yang akan di rancang berdasarkan analisa system.
VII. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem untuk mempermudah melakukan perancangan sistem yang akan di usulkan agar sesuai dengan proses analisis yang telah dilakukan penulis. Adapun tujuan akhir dalam perancangan sistem ini yaitu membangun sebuah perangkat lunak tentang sistem Kurikulum pada prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilu Budaya USU.
VIII. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Setelah penulis mengevaluasi permasalahan yang dihadapi di dalam sistem yang sedang berjalan, maka penulis akan merancang usulan sistem yang baru. Perancangan dimulai dari usulan sistem yang akan digambarkan dengan diagram-diagram agar dapat diketahui data apa saja yang akan digunakan, bagaimana mana saja yang akan diproses secara terkomputerisasi.
Adapun perubahan-perubahan yang terjadi pada sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan efisiensi sistem penyimpanan data dengan menggunakan media terkomputerisasi dalam satu database.
2. Mahasiswa dapat melihat jadwal kuliah secara fleksibel tidak tergantung masalah tempat dan waktu karena dilakukan secara online.
3. Dosen dapat dengan mudah menentukan jadwal kuliah penganti pada ruang tertentu.
4. Dosen dapat menentukan atau menginputkan secara langsung jadwal kuliah penggati tanpa harus melalui Tata Usaha ( TU ) dahulu.
IX. Data Flow Diagram yang di usulkan
Data Flow Diagram ( DFD ) atau diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil, salah satu keuntungan menggunakna diagram aliran data adalah memudahkan pemakai yang kurang mengusai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan di kerjakan.
Fugnsi dari Data Flow Diagram ( DFD ) adalah untuk lebih memperjelas gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data dalam sistem tersebut. Tahapan level satu menggambarkan sistem secara global, hanya saja disertai dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun semua proses umum dan tidak tersisi setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah yaitu level 2 dan seterusnya maka proses – proses tersebut akan di uraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas.
X. Perancangan Basis Data
Basis data adalah sebuah pengorganisasian organisasi yang besar dapat di akses melalui perangkat lunak. Pengertian pengorganisasian informasi dalam bentuk basis data adalah kumpulan file atau tabel yang saling berhubungan atau berelasi.
Dalam basis data memiliki elemen kunci sebagai file, relasi, record dan field. Interpretasi suatu relasi di tunujukan dengan kunci dari tiap-tiap file yang ada. Idealnya satu database menunjukan satu kumpulan lain data yang di pakai dalam ruang lingkup organisasi. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam, satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan di rekam dalam satu record.
Untuk menyebut isi dari field maka di gunkan atribut atau merupakan judul dari satu kelompok entitas tertentu, sebagai contoh seorang Mahasiswa adalah entity unruk melihat Mahasiswa ini dapat di lihat atributnya seperti NIM, nama, alamat dan seterusnya. Entity adalah suatu objek yang nyata dan akan di rekam.
XI. Normalisasi
Normalisasi merupakan sebuah upaya untuk memperoleh sebuah basis data dengan struktur yang baik dan ruang penyimpanan yang efisien dengan menerapakan aturan pada setiap skema, relasi. Tujuan dari normalisasi adalah untuk mengurangi anomaly atau penyimpanan – penyimpanan informasi pada proses penyimpanan ( insert ), perubahan ( update ) dan penghapusan ( delete ). Penyimpanan ini harus di pecahkan pada beberapa label karena dapat menyulitkan validasi datadan duplikasi data.
1. Bentuk Unnormal
Bentuk Unnormal adalah gabungan dari selutuh data, bentuk filenya adalah sebagai berikut :
Kode_MK, Nama_MK, Sks, Nama_jur, Semester, Kode_MK, Nama_MK, Sks, Kode_Ruang, Kapasitas, Gedung, Kode_Kelas, Semester, Nama_jur, Kode_jur, Nama_jur, NIP, Nama_Dsn, Tmp_Lahir, Tgl_Lahir, JK, Status, Agama, Pend, Jur_pend, Gol, Thn_Lulus, Alamat, Kode_Pos, No_Tlp, Hari, Jam_awal, Jam_akhir, Nama_jur, Nama_MK, Nama_Dsn, Ruang, semester, Nama_jur, Tahun_ajaran.
2. Bentuk Normal kesatu ( First Normal Form / 1-NF )
Suatu relasi dapat dikatakan bentuk normal pertama jika dan hanya jika atomic, yaitu tidak ada atribut yang berulang dan atribut tidak ada yang bernilai ganda. Maka bentuk filenya adalah sebagai berikut :
Kode_MK, Nama_MK, Sks, Kode_Ruang, Kapasitas, Gedung, kode_kelas, Semester, Kode_jur, Nama_jur, Hari, Jam_awal, Jam_akhir, NIP, Nama_Dsn, Tmpt_Lahir, Tgl_lahir, JK, Status, Agama, Pend, Jur_pend, Gol, Thn_Lulus, Alamat, Kode_Pos, No_Tlp, Tahun_Ajaran.
3. Bentuk Normal kedua ( First Normal Form / 2-NF )
Suatu relasi dikatakan bentuk normal kedua jika sudah memenuhi normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki depedensi terhadap kunci primer terhadap kunci primer. Maka di dapatkan table sebagai berikut :
Tabel Kurikulum ( T_kurikulum )
Semester, Kode_MK *, Nama_MK, SKS, Kode_Jur, Nama_Jur
Tabel Ruang ( T_ruang )
Kode_ruang *, Kapasitas, Gedung
Tabel Dosen ( T_Dosen )
NIP *, Nama_Dosen, Tmp_Lahir, Tgl_Lahir, JK, Status, Agama, Pend, Jur_Pend, Gol, Thn_Lulus, Alamat, Kode_Pos, No_Tlp.
Tabel Jadwal Kuliah ( T_Jadwal )
Hari, jam_awal, jam_akhir, Tahun_Ajaran. Kode_Kls, jml_siswa
4. Bentuk Normal Ketiga ( First Normal Form / 3-NF )
Bentuk Normal ketiga mempunyai syarat table tidak mempunyai field yang bergantung transitif, haruslah bergantung penuh pada kunci utama, maka terbentuklah table sebagai berikut :
Tabel Kurikulum ( T_kurikulum )
Semester, Kode_MK *, Nama_MK, SKS
Tabel Jurusan ( T_jurusan )
Kode_Jur *, Nama_Jur
Tabel Kelas ( T_kelas )
Kode_Kls *, Jml_Mhs, Kode_Jur **
Tabel Ruang ( T_ruang )
Kode_ruang *, Kapasitas, Gedung
Tabel Dosen ( T_Dosen )
NIP *, Nama_Dosen, Tmp_Lahir, Tgl_Lahir, JK, Status, Agama, Pend, Jur_Pend, Gol, Thn_Lulus, Alamat, Kode_Pos, No_Tlp.
Tabel Jadwal Kuliah ( T_Jadwal )
Kode_Kls, jam_awal, jam_akhir, Kode_MK **, NIP **, Kode_Kls **, Kode_Ruang **, Tahun_Ajaran.
XII. Kodefikasi
Dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data, maka perlu dilakukan pengkodeaan terhadap data item tertentu. Sistem pengkodean pada umumnya bertujuan untuk mempermudah penasukan data, penyusunan data dan pencarian data.
Pada sistem informasi ini terdapat kodefikasi ( pengkodeaan ) pada kode program kode jurusan, nomor induk pegawai ( nip ), kode kelas, kode mata kuliah. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodeaan ini adalah sebagai berikut :
1. Kode untuk Mata Kuliah
Kode untuk Mata Kuliah pada perancangan ini memiliki lebar 8, dimana 3 digit menunjukan jurusan, 2 digit menunjukan jenis mata kuliah, dan 3 digit menunjukan no urut mata kuliah. Adapun pengkodeaanya sebagai berikut :
XXX-XXX
No Urut
Jurusan
Contoh : SPI-001
SPI = Jurusan ( Sejarah Peradaban Islam )
001 = No Urut
2. Kode untuk Nomor Induk Pegawai
NIP merupakan pengkodean yang telah mempunyai ketetapan tertentu dari setiap departemen pemerintah, yang memiliki lebar 18, dimana 8 digit menunjukan tahun, tanggal dan bulan lahir, 6 digit menunjukan tahun dan bulan pengangkatan jadi pegawai, 1 digit menunjukan jenis kelamin, 3 digit menunjukan nama tunggal. adapun pengkodeannya adalah sebagai berikut :
XXXXXXXX XXXXXX X XXX
Nama Tunggal 
Jenis Kelamin 
Tahun Pengangkatan
Tahun,Tanggal,Bulanlahir
Contoh : 19590403.197804.2.001
9590403 = Lahir tahun 1959, tanggal 04, bulan maret
197804 = Diangkat Tahun 1978, Bulan April
2 = Perempuan
001 = Nama
XIII. Perancangan Input
Perancangan input adalah perancangan dari dokumen dasar yang merupakan dakumen atau dialog terminal. Perancangan masukan meliputi desain dari bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunkan untuk menangkap data masukan dengan semua kode yang digunakan. Antara lain :
· Input Kurikulum
Pada menu kurikulum , maka akan di input nama jurusan, nama mata kuliah, kode mata kuliah, jumlah SKS, dan semester. Form ini diisi oleh admin untuk mengisi data kurikulum yang akan di tampilkan pada menu utama. Form ini menampilkan Kurikulum Mata Kuliah yang ada dari setiap jurusan yang ada pada Jurusan Ilmu Perpusakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU dimana pada form ini bisa melihat Mata kuliah tertentu di ajar oleh dosen siapa saja.
DAFTAR PUSTAKA
Tata usaha prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU,Medan 2016